Pourquoi traitons-nous vos données et sur quelles bases ?
Sur la base de ses missions de services publics, l’Université et les bibliothèques collectent des informations relatives à votre identité, à vos coordonnées et à votre catégorie d’usager. Ces informations sont collectées pour répondre exclusivement à deux objectifs :
- Vous rendre des services : les bibliothèques vous prêtent des documents à titre strictement personnel. Nous avons besoin de vous identifier et de vous contacter afin de vous tenir informé.e.s des dates de retour des documents, de vous réclamer des documents en retard, de vous signaler des affaires personnelles égarées, etc.
- Rendre compte de l’activité des bibliothèques et améliorer les services que nous vous rendons. Nous éditons des statistiques d’usage anonymisées par rapport à une catégorie d’usager (étudiant.e, enseignant.echercheur.se, personnel administratif, extérieur.e) pour évaluer et faire évoluer notre offre de services, notamment par rapport à aux achats de documentation imprimée et électronique.
Les données personnelles sont recueillies lors de votre inscription dans une des bibliothèques de l’UGA, ou proviennent de l’annuaire de l’Université Grenoble Alpes en ce qui concerne les étudiants, personnels et enseignants-chercheurs.
Qui a accès à vos données ?
Seules les personnes habilitées et formées qui exercent dans les bibliothèques ont accès à vos données à des fins de gestion. Ces personnes y accèdent via un outil professionnel des bibliothèques et sur authentification sécurisée.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les informations relatives à vos activités dans les bibliothèques (emprunts, réservations, demandes de documents, demandes d’achats…) sont anonymisées 4 mois après le retour du document ou après la demande que vous avez faite dans Beluga.
Les informations relatives à votre identité, à vos coordonnées et à votre catégorie sont conservées :
- Pour les étudiants : pendant toute la durée de vos études, afin de vous permettre d’utiliser l’ensemble des services des bibliothèques sans formalité.
- Pour les enseignants-chercheurs et les personnels administratifs : pendant toute la durée de votre activité à l’université, afin de vous permettre d’utiliser l’ensemble des services des bibliothèques sans formalité.
- Pour les extérieurs : au maximum un an après la fin de votre inscription dans une bibliothèque.
De façon générale, les comptes des personnes qui ne sont plus inscrits à l’université ou n’utilisent plus les services des bibliothèques (extérieurs) sont supprimés à chaque fin d’année universitaire, après extraction des données statistiques d’usage permettant aux bibliothèques de rendre compte de leur activité.
Quels sont vos droits ?
Conformément aux prescriptions du Règlement général sur la protection des données personnelles, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression de vos données ; à savoir :
- Un droit d’accès
- Un droit de rectification
- Un droit à l’effacement ou droit à l’oubli
- Un droit à la limitation du traitement
- Un droit d’opposition au traitement
Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de l’Université Grenoble Alpes :
dpo@univ-grenoble-alpes.fr
Domaine universitaire
31, rue des mathématiques
38400 Saint-Martin-d'Hères
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
